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書類整理のコツ その②
「何かあった時でも安心！」
見つけやすい分け方と収納方法

書類を整理するとなると、1枚1枚確認しないといけないので疲れますね。何をどれだけ残すか基準が分からないので、書類の整理はやりたくないものの代表格と言えるでしょう。

しかし、面倒でも「いつか何かあった時に安心！」と思えると、見直しをするやる気が出てくるのではないでしょうか。今回は少しずつ見直して整えていく、「書類整理のコツ」をご紹介します。

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目次

1．少しずつ見直しながらすすめる
2．書類整理は「分類」が大事
3．書類整理に使うおすすめのグッズ
4．我が家の場合

1．少しずつ見直しながらすすめる

まずは、「要・不要」をチェックするために、家の中にある書類を1枚1枚確認していきましょう。判断に迷った時は、再度発行できるかが一つの目安になります。取り扱い説明書や学校のプリントをデータ化して捨てるという方法もありますが、お家によっては紙で確認したいという方もおられますので、残した後、何の媒体で見たいのかということも考えておきましょう。
また迷う書類については勢いで捨てないことも大切です。

書類を確認する際は、3つ折りになっているものもきちんと広げて確認します。一気にやると疲れますので、例えば1日15分、ファイルボックス1個分など、時間や範囲を決めて無理しないようにすすめることも大事です。処分する書類は後でまとめて捨てるほうが効率よく進められます。捨てる時には個人情報に注意しましょう。

残す書類は仕分けをし、

残す書類は仕分けをし、クリアファイルに入れ、ラベルや付箋に何の書類なのか内容を書いて貼り、一時的にファイルボックスなどに収納しましょう。もし、代わりに紙袋を使う場合は、間違って捨てないように注意します。また、同居の家族がいる場合は、見直しの途中でも必要な書類がどこにあるか分かるように、収納している場所を話しておくといいですね。

2．書類整理は「分類」が大事

書類を整理したら、次に分類をしていきます。分類をすることによって、書類の管理がしやすくなります。分類方法には大きく分けて、「カテゴリー別」「頻度別」「場所別」「家族別（人別）」などがあります。

・カテゴリー別での分類

例としては以下のような分類になります。
・お金
・子供
・保険
・住まい
・車
・暮らし
・健康
・取り扱い説明書
・仕事
などです。

ご家庭それぞれで書類はさまざまですので、上記の例を参考にして大きなカテゴリーを決めてみましょう。例えば、「健康」という大きなカテゴリーには、健康診断の受診券や結果、病院受診（診察券、お薬手帳）、子どもの病院受診セット（母子手帳、保険証）などの小さな分類を入れることができます。

このように大きなカテゴリーをいくつか決めてから、そこに小さな分類を当てはめてグループ化していきます。どこにも当てはまらない書類があれば新しい大きなカテゴリーを決めるか、どこかに入れられないか確認してみましょう。

また、どんなカテゴリーにしたらいいのか分からない場合もあるかもしれません。そんなときは、残す書類を小さな分類にしたら、どれとどれをまとめるといいのか、見つけていく方法もあります。これは、小さな分類から大きなカテゴリーを見つける方法です。

例えば、お子さんが2人いて、塾や習いごとの書類、学校や保育園の書類がある場合、「塾」「体操」「ダンス」「小学校」「保育園」と5つに分けることができます。または、「塾」「習いごと」「学校・保育園」の3つで分けてもいいですね。ほかに、子供別で分けてもいいでしょう。まずは、考えやすいほうでまとめてみることをおすすめします。

カテゴリー別にした書類をどこにしまうかは、それぞれのお宅次第です。確認しやすい便利な場所に収納しておくと良いでしょう。収納場所は、家族に分かりやすいかどうか確認しておくことも大事です。書類を見たいときや何かあった時に、その所在が分からなくて家族が探してしまうからです。家の中でも財産になるような書類（不動産や銀行、保険など）は保管場所にも配慮することがおすすめです。

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・「頻度別」での分類

「使用頻度」で分類する方法もあります。例えば、お子さんの保育園、幼稚園、学校の行事予定表や今月の給食のお知らせなどは「よく見る」書類なので、過ごす時間が多いリビングに収納しておくと確認しやすくなります。

・「場所別」での分類

例えば、時々リモートワークをしている場合、仕事用の書類を別の部屋の棚などに置いていることはありませんか。「場所別」で分類し、デスクやテーブルの近くに置いておくとすぐに出すことができて便利です。また、もしデスクを家族でシェアしている場合は、「家族別（人別）」で個人用のファイルボックスなどを作り、デスクの近くの棚などに置いておくと書類の準備や出し入れがスムーズになります。

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お家によってお宅それぞれで

お宅それぞれで書類整理の分類が異なるため、他の家の分類を参考にしても合わないことがあります。もし、どう分けていいのか分からない、という方は書類整理に詳しい片づけのプロに相談してみるのも一つの方法です。

3．書類整理に使うおすすめのグッズ

書類の収納におすすめなのは、書類の増減に合わせやすい「個別フォルダ（バーチカルファイリング）」と、昔から販売されていて親しみやすい「固定式ポケットファイル（簿冊ファイル）」です。それぞれメリットとデメリットがあります。

・個別フォルダ（バーチカルファイリング）

書類を整理するためのグッズは多くの種類が販売されていますが、わたしが今までいろいろ使ってきたり、ファイリングの基本や知識について学んだ結果、「個別フォルダ（バーチカルファイリング）」がおすすめです。書類を個別フォルダに挟んで収納していくだけなので、穴などを開ける必要がなくラクに収納ができます。個別フォルダは、ファイルボックスなどに垂直に立てて収めます。

書類を見るときは、

書類を見るときは、基本的にフォルダごと取り出します。戻す位置はいちばん手前でも、真ん中でも自由で、順番の入れ替えやメンテナンスをしやすいのがメリットです。中でも、見出しの山が、右から5cmのところにあるものがおすすめです。山が色々な位置にあるものもありますが、入れ替えたときに順番がバラバラになってくるのがデメリットです。ちなみに、個別ファイルを使った管理にはほかに、机やキャビネットなどの深い引き出しに引っ掛ける「ハンギング方式」もあります。

・固定式ポケットファイル（簿冊ファイル）

ご家庭や学生さんなど、使っている方が多いのが「固定式ポケットファイル（簿冊ファイル）」。こちらはお客様のお宅でもよく見かけます。使い慣れている方も多いのではないでしょうか。例えば、時々確認したい書類または重要書類（お子さんの年間行事、仕事のマニュアル、保険証券、不動産の書類など）の保管に向いています。書類に穴を開けて使うファイルは開ける手間が発生しますが、こちらは穴開け不要でスッと入れられます。パラパラとめくって閲覧できるのも便利です。

デメリットとしては、書類の順番の入れ替えが面倒、入れる書類を決めていないといつの間にかパンパンになってしまい探しにくくなる、というようなことがあります。また、処分するときは書類を1枚1枚出す必要があり、手間がかかります。

上記以外のグッズでの分類・収納方法は、

上記以外のグッズでの分類・収納方法は、ほかにもさまざまあります。例えば、「説明書は蛇腹式のファイルに入れる」「人別で分類して1人につき1つの引き出しに入れる」「診察券などはポーチに入れてリビングの引き出しにしまう」「見る頻度が高い書類はクリップボードに挟んですぐに確認できる位置に置く」、などです。書類を探さなくてもサッと取り出せるようにするにはどのような分類・収納が良いか、自分の家に合う方法を探ってみましょう。

4．我が家の場合

我が家は個別フォルダを使っています。手前の黒い見出しは、大きなカテゴリーを示した分類項目のガイドになっています。このファイルボックスは「保険・年金/もしもの時」の書類をまとめています。私に何かあった時にここを見れば保険の書類がすぐに分かるようになっています。「もしもの時」ということで、エンディングノートも入れています。

最近は紙とデジタルのデータを

最近は紙とデジタルのデータを併用して持つ方も増えています。今後ますますデジタルデータに移行していくことと思われますが、紙で持っていて安心という方は、やはりすぐに探せる仕組みがあると安心ですね。

こちらでも書類整理についてご紹介していますので、ぜひご覧になってみてください。
書類整理のコツ①「探さない」で「すぐに出せる」、効率的な収納のアイデア

このコラムが少しでも参考になりましたら幸いです。

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