DAMA collection 2024真冬特別
DAMA collection 2024真冬特別

カタログ通販・テレビショッピングのディノスオンラインショップ

 

書類整理が効率的になる仕組み作り
「探さない」で「すぐに出せる」
収納のアイデア

書類の整理を苦手に感じている方は多くいらっしゃるようですね。それは、「何を残していいのか分からない」「1枚1枚確認するのが面倒」だからだと思います。

「書類整理」とネットで検索すると、たくさんの情報が出てきます。書類を整理するグッズもたくさんあり、情報が多すぎて悩む方も多いようです。

今回は書類整理を始めたい方へ、「必要な書類をいちいち探さずに、すぐに出せる仕組み作り」をご紹介します。最初に仕組みを作っておくと後がラクになりますよ。

画像

目次

1．書類が家に入ってきても「溜めない流れ」を作る
2．不要な書類を「捨てる仕組み」を作る
3.「必要な書類をすぐに出せる」収納のアイデア
4．書類を「整理する時・捨てる時」に気をつけたいこと

1．書類が家に入ってきても「溜めない流れ」を作る

書類の整理が大変になる理由の1つには、「書類が家に入ってきたらとりあえずどこかに置き、気が付けば見るのがイヤになるくらい溜まっている」ということがあります。

溜まった書類を後から整理しようとすると、1枚1枚確認することが大変で疲れてしまいます。書類の整理に大切なのは、書類が家に入ってきても「溜めない流れ」を意識することです。

・すぐに分別できるようにゴミ箱を用意する

ついつい書類が溜まってしまうという方は、溜まらないように資源ゴミ用の「ゴミ箱」を用意し、書類を手にしたらその場で「要・不要」を判断すると、分別の流れを作ることができます。

・ペーパーレスのWEB明細で受け取る

各種明細書が届く場合、「WEB明細」に変更すれば書類が溜まることを避けられます。

・学校からのプリントも溜まらないように置き場所を作る

お子さんが保育園・幼稚園・学校などから持って帰ってくるプリントも多いですよね。お子さんが持ったまま溜まっている場合もあります。帰ってきたら忘れずに出せるように、プリント専用の置き場所を用意することも溜まらない流れを作る方法のひとつです。

お子さんによってはこちらから言わないとプリントを出してくれなかったりもします。その場合は声をかけてみる、出すように話をしてみる、などもいいかもしれませんね。

2．不要な書類を「捨てる仕組み」を作る

書類の整理には、捨てていくことも必要です。

・定期的に見直して捨てていく

普段から書類の整理をしていても、気が付けばもう不要だったということがあるかもしれません。「月に1回見直す」「トレイの中やファイルの中に書類が溜まって増えてきたら見直す」など、定期的な見直しを習慣にするのがおすすめです。

・個人情報はスタンプやシュレッダーなどを活用して捨てる

個人情報が気になるものは、スタンプ、シュレッダーはさみ、電動シュレッダーなどのを使って捨てるのが便利です。その近くにファイルボックスを置いて、とりあえず処分するものをとりあえず入れておき、出来る限り溜まらないうちためずに処分していくする方法を作つくるのもいいですね。

画像

情報を「データ化」して保管し、

情報を「データ化」して保管し、書類を捨てる方法もあります。メリットは「処分に迷うものでもデータ化して残しておけば書類が捨てやすい」ほか、「出先でスマートフォンやパソコンで確認することができる」「家族で共有できる」などです。ただしこの方法は、紙で確認したい、という方には向かないでしょう。

書類はできるだけ

書類はできるだけ「捨てる仕組み」を作っておくと、後でまとめてチェックせずに済みます。忙しい方、後でまとめて分別するのが面倒に感じている方は、「捨てる仕組み」を意識してみましょう。

3.「必要な書類をすぐに出せる」収納のアイデア

必要な書類を「探さない」で「すぐに取り出せる」ように整理しておくことも大事です。探すストレスを感じる書類は何でしょうか？

例えば、
・年末調整に使う書類
・幼稚園・保育園・小学校のプリント
・健康診断のお知らせ・結果
・自治体からのお知らせ
・ご自身の仕事に使う書類

みなさんそれぞれの暮らしの中で、書類の種類はさまざまあると思いますが、特にきちんとまとめておきたいジャンルから整理を始めることがおすすめです。

いま「整理したいジャンル」は何でしょうか。さらに、その中でもすぐに取り出せるようにしておきたい書類は何かを考えてみましょう。書類を取り出しやすくするアイデアをご紹介します。

・クリップボード

例えば保育園や学校のプリントは、クリップボードをお子さんの人数分用意して挟んでおけば、サッと取り出せるようになります。

・クリアホルダー

学校への提出物や年末調整に必要な書類などは、クリアホルダーに入れ、丈夫で破れにくいフィルム付箋のインデックスタイプを貼っておけば所在がすぐに分かり、探さずに取り出せるようになります。

・クリアブック

クリアブック（固定ポケット式）は、長く保管したい書類に向いています。例えば、お子さんの年間行事のプリントや手続き関係に使うもの、契約書など、入れ替える必要がほぼないものです。逆に、毎月更新されるような入れ替えの頻度が多い書類には不向きで、出し入れが面倒だったり、捨てる時に1枚1枚出すのが手間、などストレスに感じる場合があります。

・引き出し収納

特によく使う書類は引き出しに入れる方法もあります。メリットは出し入れしやすいことと、置く位置を決めたら収納場所が分かりやすくなることです。ただ、書類を重ねて入れるため、たくさん入れると分かりにくくなり、取り出すときに手間になる場合があるので、定期的に見直す必要があります。引き出しごとに何を入れるか種類を分け、ラベリングすることもおすすめします。

家族で共有したい情報の整理方法については

家族で共有したい情報の整理方法についてはこちらのコラムもご参考になさってください。
「家族で共有しておきたい情報」を分かりやすくまとめる方法 学校のプリント、診察券&保険証

4．書類を「整理する時・捨てる時」に気をつけたいこと

なぜその書類を保管しているのか理由をよく考えてみると、案外なくてもいいものだったりすることもあります。「整理する時・捨てる時」には、注意したいこともあります。

・再発行ができるか

書類を捨てるかどうか迷った時は、その書類がもし無くなった時に再度発行できるかが一つの目安になります。

・仕事に関わる書類の処分は慎重に行う

自宅で仕事をされている方は、特に会社に関わる書類についての処分は十分確認しましょう。

・手帳やノートは思い出として残してもOK

紙ものの中でも手帳やノートなどは思い出になるかもしれませんね。思い出は思い出で分けて残すことをおすすめします。

・一気にやらない

いきなり一気に整理すると疲れますので、例えば「1日15分だけ」「ファイルボックス1個分を整理する」、など、時間、範囲を決めて進めることも大事です。

今回は初めにやっておきたい

今回は初めにやっておきたい書類整理の仕組みづくりについてご紹介しました。少しでも参考になりましたら幸いです。

ボタン（トップへ戻る）

収納アイデア実例 トップページへ

執筆者

収納アイデアキーワード

ホームオフィス家具

すべてのランキングを見る

すべての口コミを見る

本棚・ラック・シェルフ

すべてのランキングを見る

すべての口コミを見る

掃除用品・ゴミ箱

すべてのランキングを見る

すべての口コミを見る

その他のおすすめ収納コンテンツ